Better Note Taking (« l’amélioration en matière d’art de prendre des notes »)

En quoi importe-t-il de prendre des notes?

Entre autres aptitudes que se doit absolument de posséder toute personne assumant le rôle de représentante ou représentant en santé et sécurité au travail ou bien celui de délégué(e) syndical(e) pour être en mesure d’exécuter sa tâche à ce titre, il importe particulièrement de savoir prendre des notes claires et précises. En effet, s’il y a un élément qui, dans son travail, compte considérablement, c’est bien celui-là. Comme le démontrent les résultats de recherches faites là-dessus, il arrive qu’on mette moins d’une semaine à oublier jusqu’à 90 % de ce qu’on vient d’apprendre, d’où le caractère essentiel, entre autres raisons, de l’art de savoir prendre des notes.

En prenant des notes, on « donne un coup de main à la mémoire » et on tient un dossier contenant des renseignements importants et rendant compte de ce qui se passe ou de ce que l’on pense. L’emploi de cette méthode aide à se rappeler ce qu’on voit se produire et ce qu’on entend dire.

De fait, il se peut que ce soit par sa façon de prendre des notes que la personne qui défend les intérêts des salarié(e)s en milieu de travail peut leur garantir la réussite ou la victoire en la matière dans les situations suivantes :

• Le retour au travail

• Le traitement d’un grief

• Le recours à la procédure d’arbitrage

De fait, en prenant des notes, on se donne surtout un moyen de se rappeler convenablement ce qui se dit pendant les réunions. Dans certains cas, la personne défendant les intérêts des salarié(e)s peut même ainsi être en mesure de se souvenir des éléments qu’elle a notés et de se servir de ces informations sans seulement relire ce qu’elle a donc écrit, étant donné la réflexion active à laquelle elle s’est livrée en inscrivant le tout. En effet, quand on prend des notes, on ne se contente plus d’écouter, ce qui relèverait de l’attention passive, mais on s’active à faire tout le nécessaire pour se rappeler l’ensemble de ce qu’on aura entendu ou l’essentiel de ce qui se sera dit.

Également, il existe un certain nombre d’objectifs d’une importance majeure que la représentante ou le représentant en santé et sécurité au travail ou bien la ou le délégué(e) syndical(e) cherche à atteindre en prenant des notes. Par exemple, en employant cette méthode, il s’agit de consigner par écrit ce qui se passe dans les cas suivants :

• Une réunion portant sur des mesures d’accommodement

• Une réunion ayant trait à des sanctions que l’employeur envisage de prendre à l’égard d’une ou un salarié(e)

• Une réunion dont le but est de discuter du retour au travail d’une ou un salarié(e)

• Une réunion où l’on doit traiter de l’indemnisation d’une ou un salarié(e)

Quand faut-il prendre des notes?

Avant la réunion :

• Il s’agit d’arriver en avance afin de disposer du temps nécessaire pour se mettre à l’aise et se concentrer sur ce qu’on doit alors faire.

• On prépare la page en y inscrivant d’abord la date, les noms de toutes les personnes dont il va alors être question ou qui y seront présentes et ceux des témoins et en y indiquant aussi l’endroit où la réunion se tient.

• On étudie les éléments du but qu’on cherche à atteindre en assistant à la réunion et ceux du rôle qu’on doit alors assumer.

Pendant la réunion :

• Le choix de la méthode qu’on emploie pour prendre des notes n’a pas d’importance, pourvu qu’on en prenne effectivement.

• En particulier, il s’agit de noter la position ou l’avis de l’employeur quant à la question que l’on traite alors.

• Il faut poser des questions car c’est ainsi qu’on peut avoir une facilité accrue à comprendre ce qui se passe et disposer du temps voulu pour prendre des notes en marquant une pause.

Après la réunion :

• Pour s’assurer qu’on n’a rien oublié ni rien laissé passer, il importe d’étudier sans tarder les notes qu’on vient de prendre.

• Afin qu’elles soient lisibles, il convient de réécrire les notes ou de les taper à l’ordinateur.

• Enfin, on signe les notes qu’on a prises et on y marque la date.

* Il est déconseillé de jeter la version d’origine des notes qu’on a prises car il se peut qu’il y ait une personne qui demande à les voir pour les comparer à ce qu’on a écrit ensuite en les mettant au propre.

Comment s’y prend-on pour savoir ce qu’il s’agit de noter pendant une réunion?

1)   Il existe des signaux verbaux qu’on a intérêt à remarquer, c’est-à-dire des propos tels que c’est important, d’abord, deuxièmement, et enfin.

2)   Il ne faut pas oublier que tout document contenant des informations qu’on fait alors circuler a de l’importance.

3)   Si, à un certain moment ou à un autre, il y a quelqu’un qui se donne la peine de faire une remarque afin que tout le monde puisse se résumer ensemble, il faut y accorder une attention particulière.

En résumé : l’initiation à l’art de prendre des notes

Dans le cas de toute personne dont le rôle est de défendre les intérêts des salarié(e)s en milieu de travail, il est essentiel de savoir prendre des notes. En écoutant très attentivement ce qui se dit en cours de réunion et, dans le même temps, en prenant des notes, on veille à avoir une facilité accrue à se rappeler les informations qui se communiquent à ce moment-là. Or, c’est aussi dans le but de tenir un dossier de ce qui se dit et de ce qui se passe qu’il importe de prendre des notes.

Sur la Toile, au webCampusPLUS des TUAC Canada, on offre un cours intitulé Better Note Taking (« l’amélioration en matière d’art de prendre des notes ») à l’intention des membres de l’organisation syndicale, des gens de leurs familles respectives et des allié(e)s de celle-ci, et ce, tout à fait gratuitement. Si l’on désire en savoir plus long sur le cours Better Note Taking au webCampusPLUS, il suffit de cliquer ici(page Web en anglais seulement).